Tener una empresa es una experiencia maravillosa pero que también puede resultar muy compleja y extenuante, sobre todo en lo que respecta su extensión en el tiempo. Crear una sociedad, ofrecer un producto a través de una plataforma y todo lo inherente a los servicios es el primer escollo, sin embargo una vez que ya está en marcha la gran dificultad reside en intentar que sobreviva.

En ese sentido la salud financiera juega un rol muy importante. Una empresa sin cierto orden o una gestión planificada detrás corre el riesgo de desaparecer. Aunque las ventas vayan bien, o cuente con un caudal de clientes numeroso, si las finanzas no se gestionan de una manera ordenada y clara, la empresa estará abocada al fracaso.

Por suerte, vivimos en una época donde la tecnología se mueve a pasos de gigantes y nos permite aprovechar estos nuevos descubrimientos y aplicarlos a la gestión de una empresa, incluyendo entre ellos a las finanzas. En este artículo veremos varias herramientas que, de distinta manera, pueden ayudarte a gestionar de forma eficaz las finanzas de tu empresa.

Hablar de finanzas en general puede ser demasiado amplio. Se suele incluir detrás de este concepto todos los aspectos que,de cierta manera, tienen que ver con la economía. Por ello, hemos aprovechado está amplitud y seleccionado herramientas que abordan el concepto desde distintos enfoques.

1. Holded

Uno de los software que ha revolucionado el mundo empresarial estos últimos años es Holded.  Se trata de una herramienta de gestión financiera en la nube que está diseñada para pequeñas y medianas empresas. Ofrece un enfoque integral con distintos tipos de herramientas individuales que nos ayudarán a gestionar desde las ventas hasta el inventario.

Su punto fuerte es la combinación de herramientas de automatización, que nos hacen ahorrar tiempo y dinero, y la sencillez en su interfaz. Cualquier persona, sin necesidad de tener grandes conocimientos en tecnologías o finanzas, puede utilizarla y sacarle el máximo partido.

Su herramienta de facturación y contabilidad nos ayudará a reducir el tiempo que dedicamos a enviar, controlar y hacer seguimiento de cada factura enviada y recibida. Podemos optar por utilizar una de las plantillas excel de contabilidad o utilizarlas de base para personalizarlas y adaptarla a nuestro gusto.

Al tratarse de un software integral, podemos tener conectadas las bases de datos del CRM, del stock de inventario e incluso de los recursos humanos. Si tenemos todos los departamentos bajo un mando integral, será mucho más fácil trabajar al unísono y conseguir que todos remen hacia el mismo objetivo.

2. Expensify

A diferencia de otras herramientas integrales y que incluyen varias soluciones como Holded, Expensify se centra sobre todo en la gestión y optimización de los gastos. Esto incluye el seguimiento, la aprobación o el eventual reembolso de estos.

Si en nuestra empresa hay varios empleados que, por su trabajo, deben gestionar muchos gastos que luego deberá repercutir la empresa, es importante poder contar con una herramienta que ayude a ambas partes.

Por un lado, los trabajadores cuentan con una aplicación móvil en la que, a través del uso de escaneo inteligente, simplemente con una foto podrán extraer toda la información importante sobre el gasto y almacenarlo y notificarlo de forma automática.

Por otro lado, permite a las empresas tener registros digitales de todos los gastos de forma sencilla. Expensify proporciona informes detallados sobre los gastos de la empresa, que pueden dividirse por categoría, sector, fecha, empleado, etc. que ayuda a los equipos financieros a identificar áreas de mejora.

Si utilizamos Expensify, los trabajadores podrá contar con una herramienta que les permite dedicar el menor tiempo posible a reportar sus gastos, las empresas podrán gestionarlos de forma inmediata y automática, evitando errores y despistes humanos, y a ambos a cumplir con la política de gastos y regulaciones fiscales pertinentes.

3. Float

El mundo se ha digitalizado hasta tal punto que seguramente, hasta ahora, todo el tiempo que hemos estado hablando de finanzas, gastos y facturas, solamente hemos pensado en transferencias de dinero o pagos a través de bancos online. Sin embargo, toda empresa sabe que la liquidez y el flujo de caja no pueden descuidarse. 

Float es una herramienta de gestión que se encarga de optimizar el flujo de caja y mejorar la liquidez de las empresas. Se conecta a las cuentas bancarias de la empresa, de modo que puede contar con una vista general y completa y, a la vez, recopilar información sobre todos los movimientos, ingresos y gastos, pagos, transferencias, etc.

Una vez recopilado todo, Float utiliza inteligencia artificial para identificar y categorizar cada transacción, permitiéndonos tener un control mejor y más claro sobre los movimientos. Además cuenta con herramientas de gestión de tesorería para hacer que se optimice el uso de los recursos.

También ofrece algoritmos predictivos en base a los datos recopilados para generar pronósticos de flujo de caja a corto y mediano plazo, permitiéndonos anticipar posibles problemas de liquidez y tomar medidas al respecto.

Float es la herramienta que necesitas si quieres saber en todo momento el estado actual y futuro de tu tesorería.

4. Bloomberg

Como hemos dicho anteriormente, el concepto de finanzas es muy amplio y no necesariamente se circunscribe exclusivamente a la contabilidad y facturación de una empresa. Las inversiones, por ejemplo, pueden representar una parte importante del patrimonio de una empresa y es, por tanto, igualmente relevante poder contar con una herramienta que nos ayude en este sentido.

Bloomberg, además de ser una empresa financiera, también es una aplicación que proporciona información financiera, análisis y herramientas de negociación a profesionales de todo el mundo.

Se trata de una de las herramientas financieras más populares y con mayor número de herramientas de análisis de todo tipo ―técnico, de carteras, de fundamentos―que nos ayudarán a conocer mejor los mercados financieros.

No solo incluye información y análisis para que podamos tomar decisiones formadas, también cuenta con una plataforma de negociación en la que directamente podremos comprar y vender activos financieros, como pueden ser bonos, acciones o divisas.

Si ya hemos dado el paso de invertir en acciones y queremos un mayor control e información o si queremos dar nuestros primeros pasos en el mundo y queremos despejar todo tipo de dudas y contar con una plataforma en la que podamos hacerlo de forma directa y sencilla, Bloomberg es la opción que estamos buscando.

5. Xe Currency

Internet ha derribado las barreras geográficas y nos permite en la actualidad hacer negocios con clientes de cualquier rincón del mundo de forma sencilla, rápida y sin intermediarios. La otra cara de la moneda de esta situación es que, a menudo, debemos tratar con pagos y cobros de diferentes monedas y divisas lo que puede suponer un dolor de cabeza o, peor, una pérdida de dinero.

En este sentido,Xe Currency nos puede ser de gran utilidad ya que ofrece información sobre tipos de cambio de divisas en tiempo real, herramientas de conversión y soluciones para realizar transferencias internacionales de dinero.

Utilizando Xe Currency tendremos, primero, acceso a información en tiempo real sobre todos los tipos de cambio de divisa; en segundo lugar, tendremos acceso a herramientas de conversión que nos ayudarán a convertir y calcular el costo de las comisiones del cambios e divisa; y en tercer lugar, nos permite directamente hacer transferencias internacionales sin salir de la misma aplicación.

Supone un gran ahorro de tiempo y optimización ya que disponemos de herramientas que nos ayudan a calcular y evaluar el cambio de divisa en cada caso, elegir la mejor opción y hacer el pago de forma inmediata, sin salir de la misma aplicación. 

Con Xe Currency se acabaron las cuentas, cálculos y quebraderos de cabeza a la hora de transferir dinero entre divisas a distintos países, en un solo lugar tendremos todo lo necesario para llevarlas a cabo de la manera más redituable.

Subirse al carro de la tecnología

Tenemos la suerte de vivir en un momento donde la investigación y desarrollo de nuevas herramientas en las que las últimas tecnologías como la inteligencia artificial o el machine learning pueden aplicarse está a la orden del día. Estas herramientas están pensadas para todo tipo de funciones en nuestro dia a dia, incluyendo el mundo empresarial.

No hacer uso de ellas sería, por un lado, desaprovechar una ayuda que podría hacernos ahorrar tiempo y dinero y hacer que nuestra empresa funcione a su máximo potencial. Por otro lado, puede ejercer como hándicap frente a la competencia, haciendo que perdamos clientes debido al estancamiento tecnológico de nuestros servicios.

Es momento de agarrarnos a la tecnología y pensar cómo y a qué nivel puede ayudarnos a mejorar. Si queremos un negocio financieramente saludable, con proyección y cuya vigencia y éxito dure en el tiempo, tenemos que hacer uso de estas herramientas que nos ayudarán en esta ardua tarea.